1. Pengajuan peminjaman dilaksanakan minimal 1 (satu) minggu sebelum kegiatan dilaksanakan;
2. Peminjam harus mengikuti prosedur peminjaman pada aplikasi sirata;
3. Unggah Surat Permohonan Peminjaman dari Unit/Fakultas:
   • Kemahasiswaan: ditandatangani oleh Wakil Dekan III / Koordinator Kemahasiswaan Universitas. 
   • Pegawai: Ditandatangani oleh pejabat unit terkait.
   • Tanda tangan ASLI dan STEMPEL BASAH.
4. Unggah KTP / kartu tanda pengenal pegawai / organisasi (kartu identitas);
5. Unggah Jadwal Acara/Kegiatan;
6. Surat izin penggunaan peminjaman diverifikasi berdasarkan tanggal dan waktu pengajuan peminjaman;
7. Pengajuan peminjaman akan diverifikasi paling lama 3 (tiga hari);
8. Pendaftaran pengajuan peminjaman pada aplikasi sirata akan ditolak apabila selama 3 (tiga) hari tidak ada konfirmasi dan secara otomatis pengajuan peminjaman akan dibatalkan tanpa memberikan konfirmasi;
9. Apabila pengajuan peminjaman yang sudah disetujui atau diberikan izin penggunaan kemudian tidak jadi dilaksanakan, maka unit / organisasi yang bersangkutan wajib melakukan konfirmasi pembatalan kepada bagian Rumah Tangga / BUKK, jika tidak dilaksanakan maka akan diberikan teguran dan sanksi
10. Jika terjadi kerusakan terhadap Ruangan / Kendaraan yang di akibatkan oleh peminjam, sengaja atau tidak sengaja. Sepenuhnya akan menjadi tanggung jawab peminjam.
11. Kondisi Ruangan / Kendaraan pasca peminjaman harus dalam keadaan seperti awal peminjaman, kondisi ruangan bersih dan rapih. Untuk kendaraan kondisi bersih dan bahan bakar seperti saat awal peminjaman.
12. Sanksi bagi peminjam apabila melanggar ketentuan adalah tidak diperkenankan untuk meminjam kembali baik Ruangan maupun Kendaraan tersebut.